Må rydda gamle synder for 3,5 millionar

Ei av sakene i tysdagens formannskapsmøte var finansiering av arkivopprydding.

Bakgrunnen for saka var tilsyn som arkivverket har gjort med kommunale arkiv i Noreg. Etter tilsynet fekk Os kommune fleire pålegg om utbetring.

Os kommune måtte utarbeida ein konkret plan, inkludert budsjett, for rydding og avlevering av det kommunale arkivet i Os kommune. Det vart òg påpeika at dagens oppbevaring av arkivet ikkje var i tråd med forskriftene.

Ikkje alltid kjekt å vera størst

Organisasjons- og innovasjonssjef Elisabeth Farstad kunne fortelja at arkivverket i samband med kommunereforma har vald å prioritera dei kommunane som skal slå seg saman, og då gjerne den største kommunen. Os kommune fekk difor tilsyn i samband med samanslåinga med Fusa.

Os kommune har 60 lokale, rom og kontor, med papirarkiv. I tillegg har kommunen åtte elektroniske fagsystem med elektronisk arkiv.

I samband med kommunereforma skal alt dette avleverast til depot. Berre to av desse 60 lokalitetane er i dag godkjende, kunne Farstad fortelja.

– Det står òg att 440,5 meter med papir som må gjennomgåast, reinskast, listeførast og avleverast.

Dette må gjerast

I saksframlegget skriv rådmann Christian Fredrik Fotland at denne oppryddinga må takast som eit prosjekt med ein klar tidsplan.

– Rådmannen ser ikkje at dette er eit arbeid arkivet kan ta innimellom, med ein uklar tidsplan, innan vanleg driftsbudsjett, men at det må organiserast som eit prosjekt med ein tydeleg tidsplan i tråd med pålegget frå arkivverket.

Rådmannen ser difor behovet for å leiga eit godkjent lokale kor alt materialet kan samlast og gjennomgåast. Dette er då tenkt som erstatning for dagens dokumentsenter, eit lokale ein uansett må flytta ut av grunna ombygging av rådhuset. Planen er òg at frå 1.januar 2020 skal Bjørnafjorden kommune sitt arkiv bu i Eikelandsosen.

7000 for kvar meter

Interkommunalt Arkiv Hordaland reknar ein kost på om lag 7000 kroner for kvar hyllemeter med papirarkiv. Då vert meteren reinska, rydda, listeført og avlevert. For elektroniske arkiv ligg estimatet på 225.000 kroner per database.

Marie Bruarøy (H) var samd i at denne ryddinga måtte takast, men ho ville òg veta om dette berre var brannslukking, eller om rutinane no var forbetra.

– Eg ser behovet når eg ser tal hyllemeter vi sit på, men er vi no kontroll etter dette?

Her kunne Farstad fortelja at denne saka rett og slett handla om gamle synder;

– I all hovudsak handlar denne saka om å få flytta arkivet til eigna lokale. Det nye «Arkiv Bjørnafjorden» vert no malen, og etter at vi er ferdige, er det faktisk veldig få ting i papirformat som skal behaldast. Etterkvart som vi jobbar oss gjennom papira, vert desse digitalisert for framtida.

Formannskapet gjekk samrøystes inn for å be kommunestyret løyva 3,5 millionar for å gjera nødvendig arbeid med rydding av arkivet i tråd med pålegg.

Kostnaden skal finansierast frå mindreforbruket på rekneskapet for 2018.